The Manuál postupů společnosti Jedná se o písemný dokument, který uvádí podrobné pokyny, jak dokončit pracovní úkol nebo jak řešit konkrétní situaci, když na pracovišti nastane. Obsahuje osvědčené postupy společnosti a popis hlavních obchodních procesů.
Tato příručka také obsahuje metody a standardy, jak se má práce provádět. Vytvoření manuálu postupů umožňuje společnosti směřovat k růstu, což zjednodušuje školení a usnadňuje její schopnost škálovat.
Touto příručkou může být pořadač se třemi kruhy, složka na sdíleném síťovém disku nebo automatizovaná verze publikovaná online pomocí a software správy postupů. Každý by měl rozumět tomu, z čeho je postupová příručka vyrobena a kde ji lze najít, když ji někdo potřebuje.
Psaní příručky k procedurám vyžaduje jasné pochopení kroků, které jsou součástí konkrétního procesu. Jak podnikání roste, budou zapotřebí nové postupy. Manuál postupů lze také považovat za knihovnu postupů.
Příručka obsahuje ukázkové postupy, které lze použít jako šablonu pro nové provozní postupy. Všichni zaměstnanci organizace musí být vzděláni v zásadách a postupech společnosti; by měl mít vždy okamžitý přístup k příručce postupu.
Rejstřík článků
Pomocí dobře napsaného manuálu postupů může společnost efektivněji usnadnit školení nových zaměstnanců..
Kromě školení poskytuje příručka k postupům současným členům týmu zdroj, který jim umožňuje dozvědět se o méně používaných postupech, a zajistit, aby byly prováděny se správnou formálností a udržovaly kontrolu kvality..
Zaměstnanci musí pochopit, co se od nich očekává. Vedoucí potřebují příručku postupů pro správu obchodních procesů. Dokumentováním standardů sdělujete, co je důležité pro růst, kvalitu a spokojenost zákazníků.
Prostřednictvím zásad a postupů, které ovlivňují funkční oblast, jsou pracovníci v první linii zmocněni činit efektivní a časově úsporná rozhodnutí.
Příručka efektivních postupů poskytuje vhodné metody mezirezortní komunikace a umožňuje zaměstnancům spolupracovat při řešení každodenních obchodních problémů, aniž by bylo nutné zbytečné zapojení dohledu..
Cílem příručky k postupům by mělo být uspořádat různé obsahy tak, aby odrážely jak formy, tak komunikační prostředky společnosti, aby bylo možné provést službu nebo vyrobit produkt s nejnižšími náklady a v co nejkratším čase..
Má další výhodu v udržení pracovní spokojenosti a vysoké motivace zaměstnanců.
Před vytvořením příručky k procedurám je důležité pochopit rozdíl mezi zásadami, základním procesem a procedurou..
- Politika je soubor základních principů a souvisejících pokynů, které jsou formulovány a aplikovány vedením organizace k nasměrování a omezení jejích činností při dosahování dlouhodobých cílů.
- Základní proces je sled vzájemně závislých a propojených postupů, které v každé fázi spotřebovávají jeden nebo více zdrojů (čas zaměstnanců, energie, stroje, peníze) na převod vstupů na výstupy. Tyto výsledky slouží jako vstupy do další fáze, dokud není dosaženo známého cíle nebo konečného výsledku..
- Postup je sled činností nebo pevný postup, definovaný kroky (obsahujícími jasně definované počáteční a koncové body), které je nutné provést ve stejném pořadí, aby bylo možné úspěšně dokončit úkol.
Je třeba vzít v úvahu všechny centrální procesy, které společnost má. Začíná to definováním, které procesy budou v příručce k postupům vymezeny a mapovány, a vytvořením souhrnu všech postupů, které chcete zahrnout..
I když nemusí být uvedeny všechny procesy, je důležité stanovit ty nejzásadnější a nejdůležitější. Například restaurace by mohla definovat základní procesy výroby konkrétního pokrmu, ale stejně důležitý je proces čištění restaurace..
Měl by být vytvořen seznam klíčových procesů, které je třeba zahrnout, aby bylo možné každý po mapování integrovat do příručky postupů. Osnova bude sloužit jako vodítko k zajištění toho, že žádný z úkolů nezůstane, když se začne psát příručka..
Uveďte stručný popis toho, co je obsaženo v příručce, a to přímo lidem, kteří budou příručku používat, co mohou čtenáři očekávat při používání příručky, a nejlepší způsob, jak příručku používat (tj. „Přečtěte si obálku na obálku“ end “nebo„ použijte jej jako referenci k vyhledání postupů podle potřeby “).
Každý proces je definován kroky nebo úkoly, které jsou nutné k jeho dokončení. Chybějící krok může znamenat ztrátu nebo zpoždění objednávky nebo vadný konečný produkt. Vytvoření vývojového diagramu definuje pracovní tok.
Chcete-li dokončit příručku, musíte začít s jedním procesem najednou: začněte s prvním procesem v obrysu. Kroky potřebné k dokončení procesu jsou uvedeny, pak se vraťte a zapište si podrobnosti pro každý krok.
Ujistěte se, že každý krok je jasný a výstižný. Každý krok by měl každému poskytnout dostatek podrobností, aby mohl postupovat podle pokynů.
Předpokládejme například, že vytváříte proceduru procesu prodeje podle požadavku na internetu. Nejprve se vytvoří vývojový diagram o tom, jak je potenciální zákazník původně kontaktován poté, co si vyžádal informace: telefonicky, e-mailem nebo textovou zprávou.
Pokud potenciálního zákazníka zpočátku nelze kontaktovat, vypočítá se, kolikrát prodejní tým sleduje, s konkrétními skripty pro každý kontakt.
Při kontaktování zákazníka je přiřazen jiný skript a také sada následných kroků podle toho, zda si zákazník produkt koupil nebo se rozhodl počkat..
Je důležité, aby si to přečetl spolupracovník nebo někdo, koho znáte, a postupujte podle pokynů, jak jsou psány. Tato osoba může poskytnout cennou zpětnou vazbu, pokud existují kroky, které jste nedokázali dokončit nebo kterým jste nerozuměli..
Postup je laděn na základě komentářů. Může být nutné přepsat, upravit nebo přidat něco k pokynu.
Pro každý proces je pro členy týmu snazší sledovat formulář nebo kontrolní seznam. Proto musí být vyvinuta podrobná šablona založená na mapovaném procesu..
Pokud potřebujete shromáždit konkrétní informace, když zákazník vstoupí, musíte zajistit, aby šablona měla všechny požadované informace prezentované stručným způsobem..
Nemělo by se předpokládat, že si členové týmu pamatují vše, co procedura naznačuje, zvláště když před nimi sedí klient. Kontrolní seznamy a formuláře by měly být integrovány jako příloha vývojového diagramu a kroků procesu.
Poté, co byl každému procesu přiřazen vývojový diagram a byly vytvořeny všechny šablony podpůrných dokumentů, jsou integrovány do úplné příručky postupů. Příručka je organizována na úrovni oddělení.
Manuál postupů může například obsahovat sekce „Prodej“, „Provoz“ a „Distribuce“. Každá sekce je rozdělena na hlavní procesy daného oddělení, obvykle v pořadí, v jakém se každý hlavní proces provádí při celkové dodávce produktů..
V sekci „Distribuce“ můžete mít několik hlavních procesů, například „Získat objednávku“, „Baleno k dodání“, „Odeslat“ a „Sledovat“.
Manuál postupu je uspořádán s obsahem a každý postup je jasně uveden s tučným nadpisem názvu.
Je uvedena titulní stránka s názvem příručky, obsahem, úvodem a postupy v pořadí obsahu.
Mohly by dokonce být umístěny záložky pro členy týmu, aby si mohli příručku snadno prohlédnout a pomoci jim najít příslušné postupy ve svých odděleních..
Nakonec se vytvářejí a distribuují kopie. Podporujte nepřetržitou zpětnou vazbu a v případě potřeby příručku aktualizujte. Ve vyhrazené oblasti každého funkčního místa by měla být k dispozici příručka s využitím zásad a postupů.
-Manuál pro specifické vaření hamburgerů.
-Manuál, jak reagovat na požár, zemětřesení nebo přírodní katastrofu.
-Manuál, jak řešit stížnosti zákazníků nebo agresivní zákazníky.
-Manuál k provedení procesu výběru personálu.
-Manuál, abyste věděli, jak pracovat v restauraci.
Zatím žádné komentáře