The psaná komunikace Jde o jakýkoli typ interakce, který využívá psaný kód. I když je založen na stejném jazykovém systému ústnosti, jeho vlastnosti jsou odlišné. Na rozdíl od jiných je tedy psaná forma zcela konvenční. Musí se řídit definovanými vzory v souladu s pravidly stanovenými jazykem.
Na druhou stranu je písemná komunikace nejběžnější formou formální komunikace mezi lidmi a plní sociální funkce různého druhu. Mezi jeho použití se velmi často používá k dokumentaci různých typů událostí a k provádění mezilidských interakcí.
Další z jeho nejdůležitějších charakteristik je navíc to, že nevyžaduje přítomnost odesílatele a příjemce ve stejném prostoru a čase. Proto je zpráva přijímána zpožděně a interakce pisatele (odesílatele) a čtenáře (přijímače) je velmi omezená.
Na druhou stranu je písemná komunikace v zásadě tvůrčí činností, která vyžaduje vědomé úsilí. Toto úsilí pochází z podnětů produkovaných myslí.
V tom se liší od toho orálního, kde jsou zvenčí přijímány smyslovými receptory. Písma na druhé straně pocházejí z vnitřní intelektuální činnosti.
Rejstřík článků
Jedna z charakteristik písemné komunikace souvisí s časovým faktorem. V situaci osobní komunikace jsou šifrované zprávy odesílatele okamžitě přijímány příjemcem.
V písemné komunikaci však vždy dojde ke zpoždění. Obecně pro toto zpoždění neexistuje žádný pevný časový limit.
Komunikační cyklus obsahuje čtyři základní komunikační prvky: odesílatele, zprávu společně s komunikačním kanálem, příjemce a reakci nebo reakci. Protože příjem zprávy probíhá se zpožděním, je cyklus písemné komunikace omezenější.
Kvůli novým pokrokům v komunikaci a informacích však mnoho kanálů umožňuje dokončit poslední krok cyklu (zpětná vazba nebo reakce) téměř ve stejnou dobu jako v komunikaci tváří v tvář. Příkladem jsou služby okamžitých zpráv.
Písemný záznam omezuje možnost redundance. V ústní komunikaci podporují verbální gesta gesta a paraverbální prvky - například intonace.
V písemné komunikaci tomu tak není. Proto je úroveň poptávky vyšší, což emitenta nutí používat slova s větší přesností..
Písemná komunikace má ve skutečnosti vysokou společenskou hodnotu. Toto hodnocení klesá s opakováním slov a používáním stejných syntaktických vzorů. Zde převažuje originalita a dokonce formální inovace.
Písemná komunikace obecně není improvizovaným činem. Psaní často splňuje řadu podmínek nebo požadavků. Z nich je při hledání efektivní komunikace nutné mít jasno v obsahu zprávy jako celku a její vnitřní artikulaci.
K tomu musí mít emitent organizační schéma textu. Jak text postupuje, všechny prvky zprávy jsou zřetězeny, dokud nejsou získány relevantní myšlenky s významem.
Co se týče typů písemné komunikace, existuje tolik než mnoho různých oblastí lidské činnosti. Tímto způsobem pokaždé, když některé (telegramy) zmizí a jiné se objeví (například e-mail). Níže budou popsány pouze některé z nich..
Poznámka je oblíbeným prostředkem interní písemné komunikace mezi členy organizace. Jedná se o krátkou formu dopisu s minimálními formami zdvořilosti a okamžitého přístupu ke konkrétnímu předmětu zprávy.
U tohoto typu komunikace existují obecně předem stanovené formáty. Mezi hlavní pravidlo, které je třeba dodržovat, patří správné znění a osobní a hierarchický respekt. Způsob psaní musí být přímý a bez jakéhokoli druhu.
Dalším typem písemné komunikace jsou zprávy. Mohou být použity pro komerční, vzdělávací, právní nebo vědecké účely.
V závislosti na povaze a účelu zprávy mohou existovat předem stanovené formáty. Obecně by však zpráva měla obsahovat krátký úvod, klíčové cíle a výsledky..
Při některých příležitostech jsou zahrnuty grafy a tabulky, které usnadňují porozumění výsledkům. Podobně mnoho zpráv obsahuje seznam doporučení..
Brožury jsou publikace, ve kterých společnosti prezentují své produkty a služby. Jsou také zveřejňovány, aby pomohly obchodním zástupcům při jejich návštěvách zákazníků..
Společnosti vyrábějí brožury v mnoha tvarech a velikostech. Některé brožury mají velikost dopisu, jiné se skládají na polovinu nebo tři části.
Na druhou stranu se vyznačují tím, že jsou velmi barevné a s množstvím obrázků v jejich hlavních produktech nebo službách. Texty jsou málo a se spoustou mezer, takže brožuru lze snadno přečíst.
E-maily jsou nyní velmi běžnou formou komunikace. Používají se k odesílání dokumentů, organizování schůzek, potvrzování schůzek a kontaktování uchazečů o zaměstnání. Kromě toho se používají k řešení osobních záležitostí.
I přes relativní neformálnost musí e-maily dodržovat určitá konvenční pravidla. Za tímto účelem jeho formát přiřadí mezery pro odesílatele, příjemce, předmět a prostor, kde musí být zpráva napsána..
I když jsou použity pro nekomerční účely, je třeba dodržovat určité zásady, aby se zabránilo negativním reakcím. Mezi nimi můžeme zmínit správné psaní jmen a titulů, správné používání interpunkčních znamének a správnou konformaci vět a odstavců..
Návrhy jsou dokumenty, které popisují budoucí projekty. Obvykle mají pouze jednu nebo dvě stránky. Zahrnují související náklady na každý konkrétní úkol projektu.
Lze zahrnout i další náklady, které nejsou přímo spojeny s projektem, například náklady na tisk, poštu a poštovné..
Dopisy jsou jednou z nejstarších forem písemné komunikace. Předmět dopisů může být osobní nebo obchodní. Před příchodem elektronických formulářů to byly velmi populární komunikační prostředky. Stejně jako v e-mailech se na komerční úrovni používaly střízlivé formy zdvořilosti a výstižné zprávy.
Osobní dopisy však při psaní ukazovaly méně konvencionalizmu. Bezplatné ošetření bylo minimální. Vypracování tématu bylo na pohodlí odesílatele a příjemce zprávy. Počet stránek byl omezen kapacitou obou. Postupně byly nahrazeny elektronickými zprávami.
Telegram je krátká a zjednodušená verze dopisu. Zde jsou zdvořilostní vzorce omezeny na minimum a někdy jsou vynechány. Text zprávy je psán s vynecháním co největšího počtu slov a udržováním minima nezbytného pro pochopení..
Podobně formy zdvořilosti byly obecně standardní a zkrácené formy (pan pro pana, paní, pro paní a podobně). Stejně jako v dopisech se jeho použití s rozvojem elektronických médií snižuje.
Toto byl průkopnický způsob elektronického přenosu písemných zpráv. Přestože se jeho psaní i čtení provádělo na písemném papíře, jeho přenos se uskutečňoval elektronickými prostředky. Jeho použití pokleslo v důsledku rostoucího využívání elektronických médií.
Obecně se za tři hlavní prvky písemné komunikace považují struktura (forma obsahu), styl (psaní) a obsah (téma).
Pokud jde o strukturu, pomáhá čtenářům porozumět danému tématu. Proto se doporučuje, abyste si před zahájením psaní objasnili účel.
Ve vztahu ke stylu to v první instanci souvisí s emitentem. Je však také důležité vzít v úvahu potenciální příjemce písemných materiálů. Někdy to vyžaduje použití krátkých vět nebo odstavců s jednoduchou slovní zásobou. Někdy musí být zpráva trochu delší a komplikovanější.
A konečně, pokud jde o předmět, může to být velmi rozmanité. Předmětem písemné komunikace mohou být všechny oblasti lidské interakce. To zahrnuje vše od vědeckých po osobní, prostřednictvím zákonů a postupů..
Písemná komunikace je trvalým informačním prostředkem. Proto je užitečné, když je vyžadováno vedení záznamů. Stejně tak je to velmi důležité při správném delegování odpovědnosti a při stanovování norem a postupů. Na druhou stranu umožňuje opakovaný dotaz na zprávy.
Písemná komunikace je díky své možnosti časové stálosti ideální jako kontrolní nástroj. Kontrolní nebo výsledkové listy, zákony, dohody, mimo jiné, jsou dokumenty, které se nejčastěji zpracovávají prostřednictvím tohoto způsobu komunikace..
Písemná komunikace má vysokou úroveň ochrany. To umožňuje, aby byl bezpečný a odolný. Technologický pokrok umožnil další způsoby uchování informací. Původní písemný dokument je však až do současnosti konečným důkazem jeho existence a originality..
Lidé, kteří toto médium efektivně používají, se před psaním zamyslí. Akce psaní zprávy vždy předchází proces přemýšlení a definování toho, co chcete vyjádřit. I samotné psaní je reflexivní proces. Proto je tento komunikační režim ideální pro přesnost a přesnost přenosu..
U zpráv přenášených prostřednictvím písemné komunikace existuje menší možnost zkreslení. V tomto komunikačním systému jsou informace trvale zaznamenávány a lze je kdykoli ověřit. Existuje tedy menší možnost zkreslení nebo pozměnění informací.
Na druhou stranu je menší pravděpodobnost nesprávného výkladu zpráv. V případě jakýchkoli pochybností lze zprávu znovu načíst tolikrát, kolikrát je to nutné, dokud nebude plně pochopena..
Rychlost čtení nebo opětovného čtení lze také upravit na úroveň porozumění příjemci zprávy. Tímto způsobem lze zaručit, že pokud odesílatel i příjemce zpracovají stejné kódy, zpráva dorazí podle potřeby..
Písemná komunikace není ekonomická. Existují náklady spojené s materiálem (mimo jiné papírem a inkoustem) a prací použitou při psaní a doručování písemností. Tyto náklady se mohou zvýšit v závislosti na fyzické vzdálenosti mezi odesílatelem a příjemcem..
Používání písemné komunikace vyžaduje velké dovednosti a kompetence v používání jazyka a slovní zásoby. Nedostatek psaní a špatná kvalita textů mají negativní dopad na sdělení a ohrožují jeho efektivní porozumění.
Zpětná vazba na zprávu v písemné komunikaci není okamžitá. V tomto typu komunikace je proces kódování a dekódování pomalý.
V závislosti na použitém kódu může porozumění trvat déle, než je požadováno. Zpětná vazba je v každém případě na pohodlí příjemce zprávy, nikoli odesílatele.
Být reflexivním médiem je obtížnější vyjádřit emocionalitu v písemné komunikaci. Ve skutečnosti básníci a umělci, kteří používají toto médium k vyjádření krásy a emocí, používají techniky, s nimiž se těžko manipuluje. V některých případech jsou úspěšní, ale v jiných případech nesplňují cíl přenosu emocionality umělce.
Tento typ komunikace je známý jako chladný, neosobní a kontrastuje s jinými formami komunikace, které mohou zahrnovat verbální a gestické rysy. Z tohoto důvodu se používá častěji při přenosu informací, kde je důležitá přesnost skutečností..
Metoda písemné komunikace ztěžuje okamžité potvrzení přijetí zprávy. V některých případech není možné ani určit, zda se zpráva dostala k zamýšlenému příjemci..
Další nevýhodou písemné komunikace je nedostatek flexibility. Jakmile byla vydána původní zpráva, není možné rychlou opravu obsahu.
Veškeré potřebné změny musí schválit příjemce zprávy. Stejně tak každá provedená, i částečná oprava, ovlivňuje celou zprávu..
Zatím žádné komentáře