Mezi hlavní funkce sekretářky Zdůrazňují správu agendy, obsluhu veřejnosti a nakládání s důvěrnými informacemi. Je to osoba, která má na starosti plnění úkolů správní pomoci v kanceláři.
Tuto pozici může vykonávat muž nebo žena, i když nejběžnější je, že ji cvičí žena. Obvykle mají na starosti důvěrné záležitosti lidí s určitou hierarchií ve společnosti, jako jsou mimo jiné ředitelé, manažeři, prezidenti. To z nich dělá pravou ruku výkonného ředitele, pro kterého pracují..
Pokud je společnost malá, hlavní zátěž sekretářky souvisí se základními kancelářskými úkoly.
Některé země světa mu během roku věnují zvláštní den, aby poděkovali a oslavili jeho práci. Například v Kolumbii, Peru a Mexiku je dnem sekretářky 26. dubna, zatímco ve Venezuele 30. září.
Úkolem sekretářky je poskytovat podporu a spolupráci jejímu šéfovi, aby mohla plně plnit svou roli v organizaci, aniž by docházelo ke zpožděním a rušivým vlivům.
Ačkoli povaha společnosti ovlivňuje typ práce vyžadované od sekretářky, dalo by se říci, že její hlavní funkce jsou:
Je odpovědností sekretářky udržovat aktuální agendu osoby, pro kterou pracuje. Tam byste měli odrážet všechny své pracovní a někdy i osobní závazky.
Musíte také vést záznamy o datech všech lidí a institucí, se kterými musí být váš zaměstnavatel v kontaktu.
Agenda sekretářky často slouží jako provozní deník pro výkonnou moc, pro kterou pracuje..
Pozornost veřejnosti je jedním z nejzákladnějších úkolů, které musí sekretářka vykonávat. Musíte odpovídat na hovory a zaznamenávat jejich důvody, jakož i všechna data, která vašemu zaměstnavateli umožňují účinně sledovat záležitost..
Je také osobou, která zdraví návštěvníky v kanceláři. Z tohoto důvodu je důležité, aby sekretářka udržovala obraz konzistentní s firemním obrazem pracoviště..
Jeho rolí je nejen pozdravit a zpříjemnit čekání na návštěvníky, ale také poskytnout první pokyny a pokyny týkající se organizační kultury a interních procesů společnosti..
Kromě toho, že sekretářka je osobou, která přijímá a zpracovává korespondenci od jejího šéfa, píše, čte, reaguje na ně a ukládá většinu dopisů, oznámení, poznámek a e-mailů jejího zaměstnavatele..
Za tímto účelem byste měli zvládnout určité aplikace software které vám umožní připravit takové dokumenty s větší svižností a rychlostí.
Specifičnost těchto kompetencí bude záviset na typu práce, která je požadována v oblasti, ve které pracují..
Sekretářka spravuje databázi kontaktů jejího šéfa a ukládá písemnou korespondenci, jakož i zápisy ze schůzí a další dokumenty zájmu v kanceláři.
Je to tajemník, který obvykle bere na vědomí záležitosti projednávané na důležitých schůzích.
Mezi funkce, které odlišují dobrou sekretářku, je adekvátně a efektivně zpracovávat všechny nesmírně důležité informace pro chod společnosti nebo instituce, ve které pracuje..
Například musíte mít kontrolu nad právními dokumenty, které mohou vládní orgány kdykoli požadovat.
Můžete také mít přístup k informacím z prostředí nebo od kteréhokoli z aktérů souvisejících se společností. Tyto informace musí být spravovány diskrétně, efektivně a včas..
Sekretářka musí provozovat a udržovat kancelářské vybavení a nábytek: mimo jiné telefony, kopírky, tiskárny, projektory, nábytek, kartotéky..
On je ten, kdo udržuje kontrolu nad zásobami kancelářských potřeb a vybavení. Rovněž udržuje fyzické a elektronické systémy souborů v pořádku, aby byly informace v případě potřeby snadno dostupné..
Sekretářka musí mít čistý a organizovaný pracovní prostor, protože je to obvykle jedna z prvních věcí, které lidé mimo společnost vidí při vstupu do jejích provozoven.
Za normálních okolností musí výkonný pracovník prezentovat své zprávy ve formě prezentací, které shrnují a hodnotí informace. Pro tento úkol obvykle požádá o pomoc sekretářku.
Osoba, která je na sekretariátu, musí zajistit, aby informace, které se tam zobrazují, správně odrážely údaje, které si její šéf přeje sdílet.
Musíte také dávat pozor, aby se jednalo o prezentaci bez pravopisných chyb a aby byla konzistentní s grafickou identitou společnosti..
Je také odpovědností sekretářky si uvědomit, že jsou dodržovány zásady a postupy nezbytné pro péči o majetek společnosti nebo instituce, ve které pracuje..
Podle hierarchické úrovně jejího šéfa může sekretářka ověřit přesnost údajů, která odráží podrobnosti rozpočtových operací.
Sekretářka se musí postarat o kontrolu řízení a správnou správu zdrojů v kanceláři.
Pokud šéf potřebuje hodně cestovat z pracovních důvodů, sekretářka bude mít za úkol organizovat vše, co souvisí s cestou. Od získání jízdenek na vlak nebo letenku, rezervace ubytování nebo pronájmu řidiče nebo místního průvodce.
V mnoha případech je sekretářka odpovědná za distribuci nebo příjem informací z jiných oddělení, než projdou jejím šéfem. Tímto způsobem se vyhnete přetížení práce pro svého nadřízeného, protože můžete syntetizovat nejdůležitější potřeby a ty, které vyžadují větší naléhavost.
Se vzestupem počtu online pracovních míst roste postava sekretářek online nebo virtuální asistenti.
Tito sekretáři provádějí většinu výše popsaných úkolů, ale na dálku. V těchto případech sekretářky účtují své služby hodinu nebo podle projektu.
Zatím žádné komentáře