The funkce administrativního asistenta jsou úkoly asistence a doprovodu k běžným činnostem prováděným společností. Proto jsou nezbytné pro jejich efektivní fungování.
Tyto činnosti se obvykle mění podle obchodní oblasti společnosti, ve které pracují. Například ve specializovaných kancelářích, jako jsou právnické firmy, mají asistenti obvykle zvláštní školení k provádění určitých činností.
Existují však funkce společné pro všechny oblasti, které se obvykle točí kolem distribuce a správy informací v kanceláři. To zahrnuje správu dokumentů, archivů a organizaci akcí..
Tyto činnosti však mohou být mnohem rozsáhlejší. Při některých příležitostech se administrativní asistenti musí také postarat o zpracování účetních informací a dokonce zaručit provoz technologických zdrojů společnosti..
Jednou z hlavních funkcí administrativního asistenta je pomáhat členům kanceláře se správou dokumentů a souborů.
Obvykle se tento úkol týká ukládání, organizace a správy souborů. Při určitých příležitostech však může být také nutné psát, upravovat a kontrolovat dokumenty.
V některých společnostech jsou dokonce požádáni, aby diktovali dopisy nebo poznámky a zaznamenávali zápisy ze schůzek, které se konají.
V některých případech, například pokud jde o advokátní kancelář, je pro splnění těchto funkcí vyžadováno speciální školení: administrativní asistent bude muset rozumět terminologii a právním postupům.
Na druhé straně administrativní asistenti pracující v lékařském oboru potřebují různé dovednosti. Musí mít nezbytné školení v zacházení s pacienty a čtení lékařských zpráv.
Plánování kancelářských akcí je také často odpovědností administrativních asistentů. Velikost této odpovědnosti se může lišit podle velikosti společnosti.
Akce může být jednoduše schůzka nebo pracovní oběd, ale může to být také větší konference nebo firemní večírek. V obou případech musí účastník spravovat všechna kritéria související s událostí.
To zahrnuje kontaktování prodejců, rezervace, výběr nabídek a dekorací. Zahrnuje však také kontaktování, zvaní a potvrzení účastníků, řečníků a lektorů, pokud je to nutné..
Zákaznický servis je obvykle jedním z nejběžnějších úkolů administrativních asistentů. Cílová skupina vždy závisí na velikosti společnosti a její obchodní orientaci..
U malých podniků, které slouží přímo veřejnosti, může být vyžadován administrativní asistent, aby pozdravil zákazníky. Když k tomu dojde, jejich práce je zaměřena na vedení a pomoc při jejich průchodu zařízeními společnosti..
Ve větších společnostech bude administrativní asistent muset navštěvovat návštěvníky jiné povahy, například partnery nebo velké dodavatele.
V takovém případě bude vaším úkolem vést je při plnění jejich agendy a jednání s vedením nebo jinými oblastmi společnosti..
Kategorie zákaznických služeb zahrnuje telefonické a virtuální služby. V případě telefonické asistence je zahrnuta orientace klientů a partnerů, organizace a správa agend..
Pokud jde o virtuální službu, úkoly budou záviset na kanálech poskytovaných společností pro zákaznický servis nebo správu informací..
V některých případech to zahrnuje správu e-mailů, odpovídání na ně, přeposílání nebo archivaci zpráv podle potřeby.
V jiných případech, kdy jsou virtuální komunikační kanály rozmanitější, mohou být zahrnuty i další úkoly, jako je péče o veřejnost prostřednictvím chatovacích systémů nebo dokonce odpovídání na otázky prostřednictvím sociálních sítí společnosti..
Ve velkých společnostech je obvyklé, že na tyto komunikační kanály se specializuje personál. Pokud jsou společnosti malé, je tento úkol obvykle v rukou administrativních asistentů.
Správa agend je často jedním z nejdůležitějších úkolů administrativních asistentů. Tato odpovědnost zahrnuje přijímání žádostí o schůzky a schůzky telefonicky, osobně nebo online a jejich organizaci v agendě podle definovaných kritérií..
Zahrnuje také plánování schůzek uvnitř i vně společnosti, pracovní obědy a služební cesty..
V posledně jmenovaných případech je také odpovědností asistenta rezervovat lety, hotely, restaurace nebo konferenční místnosti podle potřeby..
Administrativní asistenti jsou někdy zodpovědní za monitorování a zaznamenávání výdajů, které se ve společnosti vyskytují. Tyto povinnosti mohou být jednoduché, například zaznamenávání určitých výdajů do tabulky..
V některých případech je asistent povinen absolvovat školení pro vývoj složitějších úkolů. Mezi vaše odpovědnosti může například patřit vykazování účetnictví vedení..
Obvykle to závisí na velikosti společnosti. Velká společnost má tendenci mít specializovanější role; v nich jsou účetní informace spravovány osobou najatou pro tento účel.
Jednou ze základních dovedností každého administrativního asistenta je však zvládnutí kancelářského účetního softwaru, jako je Microsoft Excel..
Součástí funkcí administrativních asistentů je také správa technologických zdrojů. V tomto smyslu je vaší odpovědností zajistit, aby všechny nástroje nezbytné pro chod společnosti fungovaly dobře..
To zahrnuje mimo jiné vytváření záložních kopií informací obsažených v počítačovém vybavení a aktualizaci antiviru..
Na druhou stranu to zahrnuje správu zařízení, jako jsou projektory a notebooky. Rovněž zahrnuje revizi a údržbu nezbytného vybavení pro normální vývoj činností, za které odpovídá..
To neznamená, že administrativní asistent musí mít technické znalosti. Jeho práce spočívá zejména v najímání technického personálu, který by pravidelně prováděl údržbu zařízení, aby se předešlo neúspěchům..
Příjem a doručování korespondence a balíků bude funkcí administrativního asistenta. Toto bude vědět o sledování dopravy a provádění plateb v případě potřeby. Na druhé straně musíte spravovat korespondenci a doručit ji příslušným oddělením.
Administrativní asistent musí mít pod kontrolou osobní údaje zaměstnanců společnosti nebo instituce. To bude sloužit k tomu, aby v případě potřeby mohl asistent rychle poskytnout informace. Za tímto účelem bude odpovědný za získání identifikačních údajů nebo údajů o zájmech každého zaměstnance.
Na schůzích může být vyžadována přítomnost administrativního asistenta, který vezme na vědomí výše uvedené a poté jej přepíše do písemného formátu. Totéž se stane, pokud některé konverzace pocházejí ze zvuku a vyžadují přepis..
Mezi dovednosti a schopnosti administrativního asistenta můžeme zmínit:
- Znalost kancelářské automatizace (databáze, tabulky, textové procesory, programy pro publikování na počítači ...).
- Komunikační dovednosti.
- Bude organizováno.
- Schopnost řídit čas a zdroje.
- Dobrá paměť.
- Dovednost s počítačovými programy.
- Psací dovednosti.
- Syntetická kapacita.
- Kapacita pro týmovou práci.
- Dobrá úroveň psaní, pravopisu a čtení s porozuměním.
- Efektivita a produktivita.
Zatím žádné komentáře