The dominují kancelářské funkce Jedná se o administrativní činnosti prováděné pracovníky společnosti, organizace nebo instituce, které jsou nezbytné pro jejich provoz. Pokud bude provedeno efektivně, budou výsledky obvykle mnohem lepší, než kdyby bylo provedeno špatně..
Kancelářská práce má obvykle pravidelné pondělí až pátek, která začíná v 8 nebo 9 hodin ráno a trvá do 16 nebo 17 hodin, i když se to liší podle země nebo regionu.
Většina kancelářských prací vyžaduje základní dovednosti, jako jsou: plynulá ústní komunikace, schopnost psát, archivovat a určité zkušenosti s kancelářským vybavením, jako jsou počítače, kopírky atd..
V závislosti na úrovni předpokládané pozice nebo odpovědnosti vyžaduje, aby daná osoba měla technické, univerzitní nebo čtvrté vzdělání.
Toto je první a nejdůležitější úkol, protože spočívá v definování toho, jak mohou organizační metody a struktury přispět k obchodnímu plánu..
Existují technologické nástroje, které pomáhají tyto metody později specifikovat v úkolech distribuovaných mezi členy týmu, ale pouze dobré plánování může zaručit, že vše nakonec přispěje k obchodnímu cíli..
Obecné plánování vyžaduje jasnou obchodní vizi a určitou hierarchickou úroveň ve společnosti, ale každý člen týmu musí naplánovat svou práci tak, aby mohl splnit stanovené cíle a termíny..
Úkolem, který denně zabírá čas těm, kteří pracují v kanceláři, je psaní zpráv na jakémkoli médiu, které podporují nebo upřesňují jejich funkce nebo které slouží k vysvětlení ostatním kolegům podrobností (pozadí, pokrok, výsledky, klady a zápory atd.) konkrétního projektu.
Tyto dokumenty slouží také jako záznam o činnosti organizace, které tento úřad náleží, pro budoucí audity nebo kontroly..
Jedná se o schůzky mezi členy pracovního týmu, na nichž dochází k výměně nápadů o probíhajících projektech, předkládání nových návrhů, prezentací, zpráv nebo zpráv..
Normálně mají za cíl sladit všechny přítomné k dosažení společného cíle, každému přiřadit role, úkoly a termíny. Slouží také k řešení problémů, které mohly vzniknout při plnění úkolů.
Obvykle mají velmi definovanou frekvenci, trvání a dynamiku. Stejně tak to, o čem se v nich diskutuje, se obvykle zaznamenává v minutách nebo minutách pro archivaci.
Některé organizace pořádají schůzky denně, jiné několik dní v týdnu, jiné každé dva týdny a další měsíčně. Četnost setkání závisí na každé společnosti a jejích potřebách.
Jde o koordinaci agendy všech lidí, kteří musí být na schůzce, a to takovým způsobem, aby se dokázali shodovat na konkrétním místě a čase.
Je to skličující úkol, takže spoléhat se na technologii může být dobrý nápad. Existují aplikace, například ScheduleOnce, které vám umožňují naplánovat schůzky automaticky, což hostům umožňuje zobrazit dostupná data a vybrat si čas, který jim vyhovuje..
Je to úkol, který může trvat dlouho. Zpráva společnosti Adobe publikovaná v roce 2016, která vyplynula z průzkumu více než tisíce pracovníků, který si spravuje sám, odhaluje, že každý týden strávíme v průměru 20,5 hodiny kontrolou našeho pracovního e-mailu.
Klasifikace, čtení a odpovídání na e-maily je velmi běžná forma komunikace a umožňuje výměnu souborů a dojmů souvisejících s projektem nebo organizačním procesem.
Přestože společnosti neustále hledají efektivnější způsoby správy e-mailů, existují pro to i aplikace, například inteligentní štítky Gmailu.
Dalším způsobem, jak tento úkol urychlit, je začlenit standardní e-mailové šablony nebo texty, které lze odeslat s minimálními úpravami různým příjemcům a v různých časech..
V rámci tohoto úkolu musí být zaručeno, že peníze splňují svůj životní cyklus při nákupu a prodeji produktů a služeb; nechat všechny faktury odeslat, zaúčtovat, zaplatit a odeslat. Samozřejmě existují kanceláře, ve kterých se tomu pouze věnují.
Tato aktivita zahrnuje také vedení finančních účtů a právních dokumentů aktualizovaných, aby nedocházelo k problémům s právním rámcem, který se týká dané organizace..
Tato funkce zajišťuje, že veškeré zboží související s prací společnosti je přepravováno do a ze skladů a k zákazníkům. Zahrnuje také spolupráci s dodavateli za účelem získání surovin pro výrobu nových produktů..
Cílem této funkce je zaručit, že společnost má v držení vše potřebné k udržení produkce zboží nebo služby, kterou komercializuje..
V kanceláři je také nutné zvednout telefon, protože se jedná o prostředek komunikace s klienty, dodavateli a mezi samotnými spolupracovníky..
Ačkoli se to jeví jako jednoduchý úkol, vyžaduje určitý protokol, protože to může být hlas, který s jeho image spojuje někdo mimo společnost. Proto je důležité respektovat pravidla zdvořilosti, udržovat institucionální tón, mírnit hlasitost a používanou slovní zásobu.
Další důležitou informací, kterou při provádění této funkce někdy přehlížíme, je zapsat co nejvíce údajů o osobě na druhé straně telefonu; Tím se doplní databáze kontaktů společnosti a umožní vám správně sledovat záležitosti projednávané během telefonního rozhovoru..
Většina úkolů, které se provádějí v kanceláři, generuje nějaký dokument: faktury, poznámky, zápisy, zápisy, zprávy o prodeji atd..
V digitální nebo papírové podobě jde o množství informací, které vyžadují, aby někdo měl na starosti katalogizaci, archivaci a ochranu podle úrovně důležitosti pro podnikání.
Právě tento poslední bod, který se týká ochrany informací, je problém, který se stal bolestí hlavy mnoha organizací, pro které se objevuje stále více nástrojů, protokolů a postupů, které zajišťují bezpečnost v souboru a přenos dat. organizace.
V některých případech se používají externí pevné disky, zatímco v jiných existují speciální servery pro tyto případy nebo úložné platformy v „cloudu“, jako je Microsoft OneDrive, Google Drive nebo Apple iCloud..
Úkolem, který navzdory tomu, že nevyžaduje velmi vysoké akademické vzdělání, vyžaduje dobrou organizaci, odpovědnost a pocit naléhavosti, je distribuce korespondence v kanceláři.
Náčrt designu, kreditní karta zaslaná bankou, faktury od dodavatele nebo dopis s odpovědí od vládního subjektu, jsou některé z dokumentů, na které může každý zaměstnanec čekat, a na nichž mnoho dalších procesů v rámci společnosti.
Tato funkce spočívá ve fyzické péči o zákazníky s pochybnostmi nebo stížnostmi na produkty nebo služby nabízené společností..
Spočívá v tisku dokumentů, které musí být fyzicky uchovávány, nebo v pořizování kopií těch, které musí být uchovávány v duplikátech nebo doručovány pracovníkům společnosti.
Toto je jeden z úkolů procesu výběru personálu. Mohou být prováděny jednotlivě nebo ve skupinách, tj. Se zaměřením na jednoho kandidáta nebo na několik.
Kancelářské potřeby jsou nezbytné pro jeho účinnost. Psací potřeby, inkoust do tiskárny, obaly nebo papír musí být vždy k dispozici, takže za jejich správu musí být někdo odpovědný.
Správní postupy jsou pro společnost zásadní pro udržení stability a schopnost dosáhnout obchodního úspěchu. Některé z těchto funkcí jsou si vědomy právních problémů, papírování a dalších byrokratických schémat.
Zatím žádné komentáře