The zásady správní kontroly jsou obecná pravidla, která je třeba dodržovat v procesu analýzy, zda jsou činnosti prováděny podle plánu a přijímání nezbytných nápravných opatření k potvrzení plánování.
Správa znamená snažit se co nejlépe využít dostupné zdroje k dosažení obchodního cíle. Správa proto zahrnuje všechny činnosti společnosti.
Administrativní kontroly jsou souborem postupů nezbytných pro administrativní a ekonomickou účinnost. Jako nedílná součást systému vnitřní kontroly organizace je jejím cílem zajistit plnou a včasnou implementaci zásad a plánů managementu..
Některé příklady administrativních kontrol zahrnují procedurální změny, školení zaměstnanců a instalaci výstražných značek..
Základní principy správní kontroly lze rozdělit do jedenácti kategorií, které odrážejí její účel a povahu, strukturu a postup. Tyto zásady správní kontroly jsou podrobně popsány níže.
Základním cílem správní kontroly je dosažení cílů. To se provádí zjišťováním nedostatků v plánech.
Potenciální nebo skutečné odchylky od plánů musí být dostatečně detekovány, aby umožňovaly účinná nápravná opatření.
Systém správní kontroly musí zjistit a zvýraznit příčiny odchylek od plánů s minimálními možnými náklady.
Princip účinnosti je zvláště důležitý při řízení, protože tyto techniky bývají nákladné a těžkopádné..
Manažer může být tak pohroužen do kontroly, že může strávit více, než je nutné k detekci odchylky. Kontroly, které vážně narušují autoritu podřízených nebo motivaci těch, kteří plány provádějí, jsou neúčinné.
Hlavní odpovědnost za výkon kontroly má manažer odpovědný za provádění plánů. Jejich odpovědnost nemůže být zrušena nebo zrušena bez změny struktury organizace..
Odpovědnost za kontrolu by měla být dána konkrétním lidem v každé fázi operace.
Tento jednoduchý princip objasňuje zřídka pochopenou roli regulátorů a řídicích jednotek..
Tyto agentury fungují jako služba poskytující kontrolní informace. Nemohou však vykonávat kontrolu, pokud jim není dána manažerská autorita a odpovědnost za kontrolované věci..
Kontrola, stejně jako plánování, musí být předvídavá a preventivní. Tento princip byl často opomíjen, a to především proto, že se kontrola spoléhala spíše na statistické a účetní údaje, než na prognózy a projekce..
Přestože prognózy nejsou přesné, jsou lepší než historické záznamy. V ideálním případě by měl řídicí systém poskytovat okamžitou zpětnou vazbu k opravě odchylek od požadovaného výkonu, jakmile k nim dojde..
Pokud to není možné, měla by být kontrola založena na předpovědích, aby bylo možné předvídat odchylky v čase. Větší pozornost by měla být věnována prevenci nedostatků než jejich nápravě po jejich vzniku.
Například prognózy hotovosti pomáhají udržovat platební schopnost podniků, předvídají jejich nedostatek a zabraňují jim.
Drtivá většina dnes používaných ovládacích prvků je založena na skutečnosti, že lidé dělají chyby. Často se používá jako nepřímé kontroly k detekci chyb, často po faktu.
Kdykoli je to možné, měly by se používat přímé kontroly zaměřené na prevenci chyb. Zlepšení kvality manažerů může minimalizovat potřebu nepřímých kontrol. Vysoce kvalitní manažeři dělají jen velmi málo chyb a vykonávají všechny své funkce co nejlépe.
Úkolem kontroly je zajistit, aby byly plány prováděny efektivně. Kontrolní techniky by proto měly odrážet konkrétní povahu a strukturu plánů..
Čím jasnější a komplexnější jsou plány organizace a čím více kontrol je navrženo tak, aby odrážely tyto plány, tím efektivnější budou kontroly při plnění potřeb..
Například kontrola nákladů by měla být založena na plánovaných nákladech definovaného a konkrétního typu.
Data zpětné vazby by měla být nejprve hlášena ve spodní části pyramidy; to znamená, nadřízeným a dokonce i provozním pracovníkům, kteří jsou na nejnižších úrovních.
To zaměstnancům poskytne příležitost kontrolovat své vlastní situace a zrychlit nápravná opatření..
Systém správní kontroly odpovídá oblasti správního orgánu a měl by odrážet strukturu organizace..
Je-li systém správní kontroly přizpůsoben struktuře organizace, určuje odpovědnost za akci a usnadňuje nápravu odchylky plánů.
Podobně musí být informace pro hodnocení výkonnosti oproti plánům přizpůsobeny pozici manažera, který je bude používat. Jinými slovy, všechny údaje a zprávy použité pro kontrolní účely musí být ve smyslu organizace..
Kontroly jsou účinné, pokud jsou v souladu s pozicí, provozní odpovědností, kompetencemi a potřebami dotyčného jednotlivce..
Rozsah a požadované podrobné informace se liší podle úrovně a role vedení.
Podobně různí manažeři upřednostňují různé formy a jednotky hlášení informací. Proto musí ovládací prvky splňovat individuální požadavky každého manažera..
Všechny operace mají určité zranitelné nebo kritické body. Právě ty způsobují největší problémy a vedou k velkým odchylkám.
Manažer by se při výkonu kontroly měl zaměřit na faktory, které jsou rozhodující pro hodnocení výkonu.
Bylo by zbytečné a neekonomické, aby manažer ověřoval každý detail výkonu. Proto musíte zaměřit svou pozornost na kritické body výkonu.
Pokud nebudou přijata nápravná opatření, ukáže se, že kontrola je ztrátou času. Nápravná opatření mohou zahrnovat plány přehodnocení, reorganizaci, výměnu nebo školení podřízeného, motivaci zaměstnanců atd..
Kontrola je oprávněná pouze tehdy, když jsou indikované odchylky od plánů opraveny správným plánováním, organizací, personálním zajištěním a vedením..
Zatím žádné komentáře