Forma požadavek k nákupu Jedná se o dokument vygenerovaný uživatelským oddělením nebo personálem skladu, který informuje nákupní oddělení o položkách, které je třeba objednat, množství a časovém rámci dodání. Nákup ve společnosti začíná shromažďováním požadavků.
Po jejich sestavení by mělo být informováno nákupní oddělení. Požadavek na nákup je dokument, který bude obsahovat seznam těchto požadavků. Aby se předešlo podvodům, vedoucí oddělení obvykle nesmí zadávat objednávky přímo od dodavatelů nebo nakupovat jménem společnosti..
Místo toho je to jiné oddělení zvané oddělení nákupu, které ve skutečnosti zadává objednávky externím dodavatelům. Manažeři různých oddělení pomocí formulářů nákupních žádostí informují toto oddělení o tom, jaké materiály je třeba zakoupit..
Požadavky na objednávku a nákupní objednávky jsou klíčovými dokumenty v procesu získávání položek, které společnost potřebuje pro svůj provoz, standardizováním procesu objednávky interně i externě..
Rejstřík článků
Klíčové body týkající se požadavku na nákup jsou následující:
- Jedná se o požadavek, který je podán nákupnímu oddělení k získání určitého seznamu materiálů.
- Potřebujete souhlas kupující organizace.
- Je to interní dokument; to znamená, že zůstává v organizaci.
Můžete vytvořit nákupní objednávku pro následující typy nákupu:
Získat zásoby a materiál od dodavatelů, a to jak pro výrobní procesy, jako je kancelářský spotřební materiál, tak pro další aktiva.
Dodávat suroviny dodavateli a získat tak hotový výrobek.
Získávání materiálu, který je uchováván v zařízeních společnosti a dodavatel je za něj placen.
Získat materiály z jiného oddělení nebo oblasti, která je ve stejné organizaci.
Získat služby externího poskytovatele, jako je provádění údržby zařízení.
Základní komponenty, které tvoří nákupní požadavek, jsou:
- Číslo žádosti, které umožňuje identifikaci dokumentu. Musí být předtištěné.
- Žádající oddělení.
- Datum žádosti a požadované datum dodání.
- Jméno osoby, která připravuje žádost, a podpis osoby, která provádí příslušné povolení.
- Požadované položky musí být podrobně popsány, aby se zabránilo nepřesným údajům. Částka musí být přesná; je velmi důležité umístit požadovanou jednotku (kilogramy, litry, jednotky atd.).
- Podpis vedoucího nákupního oddělení, který nákup schválí nebo neschválí.
- Pokud již byly nabídky vyžádány od dodavatelů, musí být přiloženy k žádosti.
Proces objednávek slouží organizacím k zadávání a sledování objednávek na dodávky. Může to být cokoli, od surovin po kancelářský nábytek a další.
Když vedoucí oddělení usoudí, že dochází materiály, vyplní formulář žádosti o nákup, který zahrnuje výše uvedená pole..
Požadavek na nákup je formulář, který oddělení společnosti pošle oddělení nákupu, se seznamem položek, které chce objednat u externího dodavatele..
Tento proces umožňuje uživatelům zadat objednávku, získat souhlas nadřízeného a co je nejdůležitější, umožnit prodejcům třetích stran odesílat cenové nabídky..
Když manažer nákupu v tomto procesu obdrží požadavek na nákup, může zkontrolovat všechny informace poskytnuté původním uživatelem. Správce jednoduše vybere, zda je žádost schválena nebo ne.
Pokud nebude schváleno, je zde kolonka s uvedením důvodu rozhodnutí a žádající oddělení bude o tomto rozhodnutí informováno. Pokud však manažer dá souhlas, dalším krokem bude vyžádání nabídky od dodavatelů.
Pracoviště společnosti budou čas od času potřebovat materiály; nákupní žádost iniciuje proces nákupu. Nákupní oddělení bude jednat v souladu se silou dokumentu.
Pokud nastane problém, dokument bude sloužit jako důkaz, že oddělení objednalo dodávky s určitou komunikací.
Tam, kde neexistují řádné kontroly, se zaměstnanci mohou dopustit podvodu, protože mohou požadovat materiály pro osobní potřebu..
S požadavkem na nákup jsou zavedena opatření, která zajistí, že nedojde k žádnému podvodu. Aplikace musí projít několika rukama, aby byla zajištěna její přesnost a nezbytnost.
S implementovanými rekvizičními příkazy se zabrání možnosti podvodu. Majetek společnosti je také chráněn.
Pokud organizace vyžaduje, aby byly všechny požadavky prováděny centrálně prostřednictvím nákupního oddělení, je snadné řídit celý proces.
Výhodou jsou i kupující, kteří nyní mohou nakupovat dohromady a využívat kupní sílu organizace k vyjednávání lepších podmínek..
Číslo žádosti: 00455
Datum: 15. května 2018
Jméno žadatele: Annaliese Corvo
Pozice: školitel
Oddělení: Školení personálu
Důvod žádosti: Následující články je nutné použít ve školicím kurzu „Zajištění kvality“, který bude probíhat v týdnu od 16. do 20. července 2018.
- 01 flip chart marker case.
- 12 tužek.
- Flip chart 01 s 20 bílými listy: 1 metr široký x 1,5 metru dlouhý.
- 12 jednořádkových notebooků plné velikosti.
- 06 barevných štítků na tabuli.
- 12 gum.
- 12 pera s modrým inkoustem.
2 citace obdržené od dodavatelů papírnictví jsou připojeny.
Autor: Alberto Moreno
Pozice: manažer lidských zdrojů
Management lidských zdrojů
Výrobní oddělení společnosti Confecciones Tely, S.A. Musíte si objednat různé materiály a vyplnit formulář žádosti o koupi. Tento formulář upozorňuje oddělení nákupu, že tyto zásoby jsou potřebné..
Oddělení nákupu může obdrženou žádost schválit nebo zamítnout. Pokud bude schváleno, bude vytvořena nákupní objednávka.
Objednávka se odešle prodejci za účelem zakoupení produktů. Dodavatel vyrábí a dodává výrobky s fakturou.
Recepční oddělení přijme produkty a doručí zprávu o přijetí do účetního oddělení.
Pokud jsou všechny dokumenty v souladu, vydá účetní oblast schválení faktury pokladníkovi, což znamená, že platbu lze provést dodavateli..
Zatím žádné komentáře