Harmonogram projektové činnosti je dokument, obvykle vytvořený ve formě tabulky nebo grafu, ve kterém lze snadno vizualizovat všechny úkoly, které je třeba provést, aby bylo možné provést určitý projekt ve stanoveném čase..
Kromě toho je nejen možné zjistit, jaké úkoly jsou nezbytné k provedení projektu, ale také jak dlouho by tyto úkoly měly být prováděny a kdy by se měly začít provádět, protože u některých projektů může být nutné dokončit úkol a zahájit další.
Uvedený harmonogram může kromě jiných informací také obsahovat informace o zdrojích nezbytných pro splnění každého úkolu a o osobě nebo sektoru odpovědném za jejich provádění..
Neexistuje jediný způsob, jak vytvořit plán aktivit, ačkoli jedním z typů grafů, které se při jejich vytváření nejvíce používají, je Ganttův diagram..
Zde jsou některé z nejdůležitějších funkcí, pro které se používají plány aktivit projektu:
Skutečnost, že máte podrobný harmonogram činností, umožňuje provádět lepší dohled nad úkoly, které je třeba provést, aby byl dokončen určitý projekt. Tímto způsobem je možné opravit nebo se dokonce vyhnout zpožděním nebo zmeškaným úkolům.
Například v softwarovém projektu může osoba odpovědná za kontrolu činností plánu zjistit, zda jsou úkoly dokončeny ve stanoveném čase, nebo zda existují nějaké úkoly, které mají zpoždění..
Pomocí rozvrhu činností, ve kterém je stanoveno množství materiálu potřebného k provedení každého úkolu, je možné snadno určit, kolik materiálu a kdy bude potřeba..
Například v harmonogramu činnosti stavebního projektu můžete snadno zjistit, do kterého data bude zapotřebí určité množství betonu. Tímto způsobem, pokud nemáte na skladě potřebné množství betonu, můžete materiál koupit předem, aby byl k dispozici, když ho potřebujete..
Díky použití harmonogramu aktivit je možné zjistit, ve které části procesu je více dopravních zácp, a být schopen tyto problémy vyřešit včas, aby nedocházelo ke zpožděním.
Například v továrně, pokud se zjistí, že existuje možné zpoždění ve výrobě důležité součásti, lze do tohoto sektoru umístit více pracovníků, aby pomohli rychleji dokončit úkol..
Chcete-li provést harmonogram aktivit pro projekt, musíte dodržet následující kroky:
První věcí, kterou musíte udělat pro vytvoření harmonogramu aktivit, je definování všech úkolů, které jsou nutné k dokončení projektu..
V případě, že projekt zahrnuje různé sektory továrny nebo společnosti, doporučuje se, aby všichni lidé odpovědní za různé oblasti stejné přispěli podrobnými informacemi o prováděných úkolech..
Dále je třeba navázat vztahy, které musí každá z činností provádět..
Děje se tak s úmyslem vyhnout se možným konfliktům nebo přerušení, protože mohou existovat určité úkoly, které závisí na ostatních. Z tohoto důvodu jsou činnosti klasifikovány takto:
Jedná se o ty činnosti, které nelze spustit, dokud není dokončena jiná aktivita.
Tyto aktivity mohou začít současně.
Tyto aktivity jsou ty, které závisí na dokončení následné aktivity, která má být zahájena.
Tyto činnosti končí současně.
V tomto kroku musíte definovat, jak dlouho každá z aktivit trvá samostatně. Stanovený čas je odhad, i když by měl být co nejrealističtější, protože na tom závisí spolehlivost plánu..
Stanovením těchto časů bude možné zkontrolovat, zda jsou činnosti prováděny ve stanoveném čase, nebo zda je v jakémkoli procesu nutné dodržet kalendář.
Jakmile jsou činnosti definovány a spojeny s jejich příslušnými dobami trvání, je proveden plán. Jedním z nejpoužívanějších formulářů pro přípravu harmonogramů aktivit je Ganttův diagram, i když existují i jiné formáty.
Pokud jde o dobu, je třeba při každé činnosti zohlednit určité rezervy, protože je možné, že mohou nastat nepředvídané události.
V tomto kroku můžete navíc přidat zdroje (mimo jiné materiály a práci), které je třeba u každé činnosti provést..
Vzhledem k tomu, že existuje velké množství proměnných, které mohou upravit předem stanovené časy v rozvrhu, je nutné při provádění činností kontrolovat čas i zdroje..
Tímto způsobem lze v plánu provést úpravy, aby se napravily některé nepříjemnosti, které mohou nastat, jako je přemístění zdrojů nebo vytvoření nových úkolů..
Zde je několik příkladů různých plánů aktivit projektu:
Následující příklad je plán aktivit pro softwarový projekt.
Následující příklad je plán činnosti výzkumného projektu.
Následující příklad je plán činnosti projektu projektu.
Následující příklad je harmonogram činnosti stavebního projektu. V tomto konkrétním případě jde o přestavbu v domě.
Následující příklad je harmonogram činností vzdělávacích projektů.
Zatím žádné komentáře