The reengineering procesů je strategie řízení podniku, která se zaměřuje na analýzu pracovních toků a obchodních procesů organizace za účelem dosažení podstatného zlepšení jejího výkonu, produktivity a kvality.
Jedná se o praxi přehodnocení a přepracování způsobu práce, aby lépe podporovala poslání organizace a snižovala náklady. Obchodním procesem se rozumí soubor vzájemně propojených úkolů nebo činností prováděných za účelem dosažení konkrétního výsledku.
Začíná to na vysoké úrovni hodnocením poslání organizace, strategických cílů a potřeb zákazníků. Jsou kladeny základní otázky, například Je třeba předefinovat misi? Jsou strategické cíle v souladu s misí? Kdo jsou zákazníci?
Společnost může zjistit, že funguje za pochybných předpokladů, zejména pokud jde o potřeby a přání jejích zákazníků. Teprve poté, co organizace přehodnotí, co by měla dělat, se rozhodne, jak to udělat lépe.
Rejstřík článků
V rámci základního posouzení poslání a cílů se reengineering zaměřuje na procesy, kroky a postupy organizace, které určují, jak se zdroje používají k vytváření produktů a služeb, které splňují potřeby zákazníků nebo konkrétní trhy..
Reengineering identifikuje, analyzuje a redesignuje klíčové obchodní procesy organizace s cílem dosáhnout dramatického zlepšení kritických měřítek výkonu, jako jsou náklady, kvalita, služby a rychlost..
Informační technologie je považována za prostředek umožňující vytvářet nové formy organizace a spolupráce, místo aby podporovala stávající obchodní funkce.
Reengineering procesů odvozuje svoji existenci z různých oborů a lze identifikovat čtyři hlavní oblasti, které se mohou změnit: organizace, technologie, strategie a lidé. Procesní pohled se používá jako společný rámec pro zvážení těchto oblastí.
Každý podnik může zahájit tři různé typy reengineeringu procesů:
Tento typ reengineeringu může vést společnost k mimořádnému snížení nákladů na procesy, které nejsou zásadní, buď tyto procesy radikálně změní, nebo dokonce úplně eliminuje..
Jde daleko nad rámec toho, čeho lze dosáhnout obvyklým úsilím o snížení nákladů.
Se snahou tohoto typu reengineeringu se snaží proniknout do hlavních procesů produkovaných v podnikání.
Záměrem je stát se nejlepší ve své třídě na světové úrovni a dosáhnout konkurenční ekvivalence se společnostmi, které v minulosti stanovovaly pravidla a stanovovaly průmyslové standardy..
Tento typ reengineeringu se snaží najít a uskutečnit radikální body inovace, změnit stávající pravidla a zavést novou definici toho nejlepšího ve své třídě pro všechny společnosti, které se jím snaží stát..
Model se zaměřuje na prvek změny lidí, konkrétně na to, jak zajistit, aby zúčastnění zaměstnanci změnu podporovali a věřili jí.
Poté se model posune a podívá se na obchodní dimenzi se zaměřením na identifikaci potřeby změny, cílů, které je třeba splnit, způsobu, jakým budou tyto cíle splněny, a časového měřítka, v němž bude dokončeno..
Obchodní a osobní dimenze musí být pečlivě pečovány, aby bylo možné implementovat úspěšnou strategii změny. Existuje pět klíčových kroků k zajištění podpory zaměstnanců.
Zaměstnanci si musí být přesně vědomi toho, k jakým změnám dochází a proč je to nutné. Pokud si zaměstnanci nejsou těchto věcí vědomi, mohou ztratit motivaci a směr v rámci strategie..
Vedení má klíčovou roli při zajišťování toho, aby si zaměstnanci byli plně vědomi všech prvků procesu změny.
Podpora strategie změn by měla přirozeně pocházet od zaměstnanců. Místo toho, aby vnucovali změnu zaměstnancům, jejich zapojení do vize a vývoje projektu zajistí jejich podporu pro konečný výsledek..
Reengineering pravděpodobně přinese změnu v rutině a dovednostech zaměstnanců i obecnou změnu v organizaci..
Z tohoto důvodu musí být zaměstnanci plně podporováni při získávání a rozvoji těchto dovedností..
Tyto znalosti je třeba rozvíjet, ale může k nim dojít, pouze pokud mají jednotlivci potřebné dovednosti..
Po změně by měl být posílen proces změn a odměny pro jednotlivce, kteří mění své metody. Tím je zajištěno, že zaměstnanci odolávají pokušení vklouznout zpět do starých zvyků..
Hlavní výhodou modelu je, že se zaměřuje na přechod, nikoli na změnu. Rozdíl mezi nimi je jemný, ale důležitý.
Změna je něco, co se lidem stane, i když s ní nesouhlasí. Na druhou stranu, přechod je to, co se děje v myslích lidí, když procházejí změnami..
Ke změně může dojít velmi rychle, zatímco k přechodu obvykle dochází pomaleji.
Model zdůrazňuje tři fáze přechodu, kterými lidé procházejí, když zažijí změnu. Tyto jsou:
- Ukončení, ztráta a propuštění.
- Neutrální zóna.
- Nový začátek.
Bridges říká, že lidé procházejí každou etapou svým vlastním tempem. Například ti, kterým vyhovuje změna, pravděpodobně rychle postoupí do třetí fáze, zatímco ostatní zůstanou v první nebo druhé fázi..
Reengineering obchodních procesů není snadný úkol. Pokud nebude každá fáze úspěšně dokončena, pokusy o změnu mohou selhat.
Musí být provedeno vyšetřování. Jaké procesy nemusí fungovat? Je v některých ohledech konkurence lepší nebo horší než společnost?
Poté, co budou k dispozici všechny informace, je třeba vypracovat velmi kompletní plán za účasti vedoucích různých oddělení..
Vedení bude muset hrát roli prodejce. Budete muset sdělit velkou vizi změny a ukázat, jak pozitivně ovlivní i ty nejméně kvalifikované zaměstnance..
Stejně jako u jiných projektů vyžaduje procesní reengineering tým vysoce vyškolených a motivovaných lidí, kteří provedou nezbytné kroky. Ve většině případů se tým skládá z:
Pokud jde o zásadní změnu, potřebujete dohled někoho, kdo může rozhodovat a na koho se obrátit přímo.
Bude potřebný někdo, kdo zná komplikace procesu. Tam zasahuje manažer provozu, který pracoval s procesy a je schopen přispět svými rozsáhlými znalostmi.
Budou potřební správní inženýři. Procesy reengineeringu mohou vyžadovat odborné znalosti v několika různých oblastech, od IT po výrobu..
Musí být definovány správné KPI. KPI se obvykle liší v závislosti na optimalizovaném procesu.
Poté je třeba postupovat individuálně. Nejjednodušší způsob, jak toho dosáhnout, je zmapování vašich obchodních procesů..
Je to mnohem jednodušší, pokud máte vše písemně krok za krokem. To je místo, kde se provozní manažer hodí, protože usnadňuje definování a analýzu procesů..
Nejzákladnějším způsobem práce s procesy jsou vývojové diagramy. Vezměte tužku a papír a postupně si zapište procesy.
Pokud máte více znalostí o technologii, může použití softwaru pro procesní analýzu vše mnohem usnadnit.
V tuto chvíli není moc co dodat. Nyní je třeba udělat, je pokračovat v zavádění teorií do praxe a zjistit, jak jsou KPI udržovány.
Pokud KPI ukazují, že nové řešení funguje lépe, můžete začít pomalu škálovat řešení a uvádět jej do praxe v rámci stále více obchodních procesů..
V 80. letech prošel americký automobilový průmysl recesí. Ve snaze snížit náklady se Ford rozhodl důkladně analyzovat obchodní procesy některých svých oddělení a snažil se najít neefektivní procesy.
Všimli si, že v účetním oddělení pracovalo více než 500 lidí. Pro srovnání, přibližně 100 lidí pracovalo ve stejném oddělení u konkurenční Mazdy.
Navzdory skutečnosti, že Ford byla větší společností, stanovila měřitelný cíl, kterým bylo snížit počet zaměstnanců v tomto oddělení na pouhých 200 lidí..
Zahájili iniciativu procesu reengineeringu, aby zjistili, proč má oddělení tolik zaměstnanců. Analyzovali současný systém a zjistili, že funguje následovně:
- Když nákupní oddělení napsalo nákupní objednávku, odeslalo kopii oddělení plateb.
- Poté oddělení kontroly materiálů přijalo zboží a zaslalo kopii dokumentu týkajícího se závazků..
- Dodavatel zároveň zaslal potvrzení o dodaném zboží na účty splatné..
Úředník odpovědný za účty se musel shodovat se třemi objednávkami a jejich přiřazením provedl platbu ručně. Tento proces vyžadoval v oddělení hodně pracovní síly.
Místo menších změn vyvinul Ford zcela nový proces. Informační technologie hrály v tomto novém procesu důležitou roli.
Vyvinuli databázi, do které bylo zasláno oznámení, když nákupní oddělení zadalo objednávku.
Když byly materiály dodány, zaměstnanec skladu je zadal do počítače. Tímto způsobem můžete okamžitě zkontrolovat, zda byly dodané materiály v pořádku, aby byly později automaticky zaplaceny.
Tímto způsobem bylo zcela vyloučeno, že zaměstnanci odpovědní za platby se snažili spárovat objednávky, čímž se snížil počet administrativních zaměstnanců o 75%.
Taco Bell přestavěl své podnikání, zaměřil se více na aspekt služeb a centralizaci své výrobní oblasti.
S vytvořením programu K-Minus se nyní mimo restauraci připravovalo maso, kukuřice, fazole, salát, sýr a rajčata pro jejich restaurace. V restauracích byly tyto připravené ingredience smontovány pouze tehdy, když o to zákazník požádal.
Mezi úspěchy tohoto nového způsobu práce patřila zvýšená motivace zaměstnanců, lepší kontrola kvality, méně nehod, větší úspory a více času zaměřeného na služby zákazníkům..
Reengineering procesů snižuje náklady a doby cyklů tím, že eliminuje neproduktivní činnosti a zaměstnance, kteří je provádějí.
Týmová reorganizace snižuje potřebu různých úrovní správy, zrychluje toky informací, eliminuje chyby a přepracování způsobené několika přenosy.
Reengineering procesů zlepšuje kvalitu snížením fragmentace práce a stanovením jasného vlastnictví procesu.
Pracovníci přebírají odpovědnost za svou výrobu a mohou měřit svůj výkon na základě rychlé zpětné vazby.
Cílem reengineeringu procesů je modernizovat zastaralé procesy a často přináší výsledky šetřící čas. Například organizace může zjistit, že určitý proces mohou provádět dva zaměstnanci místo čtyř..
Přechodem od úkolově orientovaného na procesně orientovaný je důraz kladen na zákazníka. To má tu výhodu, že všechny irelevantní procesy rychle přicházejí do popředí, poté je lze snadno odstranit nebo upravit..
Změny, které organizace provede, jsou obvykle patrné pouze postupně. Abyste však zůstali konkurenceschopní a vyhověli potřebám zákazníků, musíte jednat přiměřeně.
S procesem reengineeringu jsou v relativně krátkém období realizovány radikální změny.
Někteří pracovníci se nemusí přizpůsobit změnám a noví manažeři mohou být ohromeni. Ostatní pracovníci zastarají, pokud je jejich primární role v rámci kontroly procesu odstraněna.
Pokud zaměstnanec v pondělí ráno uslyší, že jeho úplný popis práce byl změněn, mohlo by to vypadat úzkostně..
Proto je velmi důležité, aby provedené změny byly zaměstnanci dobře sděleny..
Procesní reengineering obvykle vyžaduje investice, zejména do technologie. Zastaralé metody, jako je ruční provádění úkolu, jsou nahrazeny počítačovými programy.
Programy zvyšují efektivitu a snižují chyby, ale společnost musí investovat do softwaru a školení, což je nákladná alternativa pro společnosti, které chtějí okamžitě snížit výdaje.
Zatím žádné komentáře