The Výkonný tajemník je zaměstnání nebo povolání, které slouží k maximální podpoře vysoce postavených zaměstnanců ve společnosti nebo organizaci. Bude to ten, kdo bude organizovat a udržovat plán vedoucích pracovníků a bude jim pomáhat provádět širokou škálu administrativních úkolů.
Cílem je přispět k celkové efektivitě podnikání zajištěním toho, že všechny úkoly, které vám budou přiděleny, budou provedeny včas a efektivně. Sekretářka je osoba, která poskytuje administrativní podporu. Mohou provádět úkoly, jako je psaní a ukládání, zvedání telefonu a přenos zpráv.
Na druhou stranu výkonný tajemník nebo administrativní asistent také provádí některé z těchto činností, spolu s koordinací kanceláře, průzkumem produktů, interakcí s dodavateli, objednáváním produktů a vytvářením databáze..
Výkonní sekretářky obvykle dostávají vyšší platy než sekretářky, protože vykonávají funkce na vysoké úrovni a zvyšují produktivitu kanceláře..
Rejstřík článků
- Bachelor of Business Administration nebo souvisejících oborů.
- Osvědčené zkušenosti jako výkonný sekretář nebo podobná administrativní role.
- Musí být kompetentní ve správě Microsoft-Office integrálním způsobem a v softwarové „back-office“, například ERP systémy.
- Hluboké znalosti správy kanceláře a základních účetních postupů, jakož i příslušná technická slovní zásoba používaná v tomto odvětví.
- Znalost základních vyšetřovacích metod a technik hlášení.
- Vynikající organizace a řízení času.
- Vynikající komunikační a vyjednávací schopnosti.
- Integrita a důvěrnost.
Výkonní tajemníci musí být rychlí profesionálové se skvělými schopnostmi řízení času a schopností multitaskingu. Právě díky své pracovitosti a kompetenci ve své práci se mohou vedoucí pracovníci soustředit na své manažerské odpovědnosti, aniž by se museli starat o jiné úkoly..
Mnoho manažerů spoléhá na to, že jejich výkonný tajemník koordinuje každodenní úkoly a udržuje je podle plánu. Jako strážci času manažera je vyžadována velká taktnost a asertivita.
Výkonní tajemníci musí mít základní dovednosti, jako je psaní, gramatiku, pravopis a interpunkci, a musí mít zkušenosti s používáním kancelářského vybavení a běžných softwarových aplikací, jako je zpracování textu, tabulky a grafika..
Musí mít také vynikající dovednosti v oblasti řízení času a schopnost efektivně zvládat různé odpovědnosti..
Na druhou stranu výkonný tajemník potřebuje také další vlastnosti, jako je dobrý úsudek, diplomacie, diskrétnost a schopnost samostatně řešit problémy..
Potřebují silné komunikační dovednosti, aby mohli komunikovat s veřejností, psát zprávy a kontrolovat publikace.
Musíte vědět, jak věnovat plnou pozornost tomu, co ostatní lidé říkají, věnovat si čas pochopení přednesených bodů, klást přiměřené otázky a nepřerušovat v nevhodnou dobu.
Plné porozumění psaným větám a odstavcům v pracovních dokumentech.
Naučte se, jak efektivně spravovat svůj vlastní čas i čas ostatních.
Mluvte jasně s ostatními lidmi, abyste mohli efektivně předávat informace.
Mít efektivní písemnou komunikaci, která odpovídá potřebám publika.
Použití logiky a uvažování k identifikaci silných a slabých stránek řešení, závěrů nebo alternativních přístupů k problémům, které vzniknou.
Pochopit důsledky nových informací pro současné a budoucí řešení problémů a rozhodování.
Úpravy akcí ve vztahu k činnostem ostatních.
Přezkoumávat a hodnotit výkon sebe sama, ostatních lidí nebo organizací za účelem zlepšení nebo přijetí nápravných opatření.
Výkonný tajemník může být odpovědný za drobné hotovosti a účetnictví, ale může také spravovat rozpočet. Články můžete publikovat na webu, ale můžete také web navrhnout a spravovat.
Můžete zadat data do tabulky, kterou jste navrhli a použili pro funkce vytváření přehledů.
Na administrativní zaměstnance může dohlížet výkonný tajemník. Často podléhá přímo generálnímu řediteli a může podpořit jednoho nebo více vedoucích pracovníků.
- Udržování vedení na pořadu jednání a pomoc při plánování schůzek, schůzí představenstva, konferencí atd..
- Zúčastněte se schůzek a sepisujte zápisy a zápisy ze schůzí, poté je sestavujte, přepisujte a distribuujte.
- Zajistěte veškerá cestovní opatření pro vedoucí pracovníky: nákup letenek, rezervace hotelu, dodání dieta, správa a kontrola příslušné dokumentace atd..
- Provádějte povinná vyšetřování, shromažďujte údaje a připravujte dokumenty nebo zprávy ke zvážení a prezentaci vedoucími pracovníky, výbory a správními radami, jak je přiděleno.
- Zacházejte s důvěrnými dokumenty a zajistěte, aby zůstaly v bezpečí.
- Přijímejte a filtrujte telefonní hovory a podle potřeby je přesměrujte na příslušnou osobu.
- Spravujte, upřednostňujte a distribuujte veškerou příchozí nebo odchozí korespondenci (e-maily, dopisy, faxy, balíčky atd.), Čtení a analýzu příchozích poznámek, prezentací a zpráv, abyste určili jejich důležitost a plánovali jejich distribuci.
- Připravte si odpovědi na korespondenci obsahující rutinní dotazy.
- Monitorujte používání kancelářských potřeb a vyjednávejte podmínky s dodavateli, abyste zajistili výnosnější objednávky.
- Setkávejte se s jednotlivci, zvláštními zájmovými skupinami a dalšími, jménem vedoucích pracovníků, výborů a správních rad.
- Vítejte návštěvníky a určete, zda by jim měl být poskytnut přístup ke konkrétním lidem.
- Uchovávejte papírové a elektronické záznamy v evidenci a zajistěte, aby byly informace uspořádané a snadno dostupné pro rychlé vyhledání.
- Připravujte faktury, zprávy, dopisy, finanční výkazy a další dokumenty pomocí softwaru pro zpracování textu, tabulek, databází a / nebo prezentací a také poskytněte odpovídající pomoc při účetnictví.
- Provádějte běžné kancelářské úkoly, jako je údržba administračních systémů a základní účetní práce.
- Koordinujte a směrujte kancelářské služby, jako jsou záznamy a sestavování rozpočtu, na pomoc vedoucím pracovníkům.
- Vytvářet a dohlížet na správní politiky a postupy jak pro zaměstnance úřadů, tak pro organizaci.
- Projděte si provozní postupy a postupy a zjistěte, zda lze provést zlepšení v oblastech, jako je pracovní tok, postupy podávání zpráv nebo výdaje.
- Dohlížet a školit ostatní administrativní pracovníky.
Zatím žádné komentáře